대부분의 원고는 저널 승인 전 최소 한 번의 수정을 거치게 됩니다. 상당한 수정 또는 약간의 수정을 거쳐 승인한다는 저널의 결정이 내려지면, 저자는 피어 리뷰 의견에 기반해 원고를 수정해야 합니다.
수정된 원고를 저널에 다시 제출할 때는 검토자 의견에 대해 하나하나 응답하는 답변을 첨부해야 합니다. 검토자 의견에 따른 저자의 답변과 함께 편집자에게 수정원고에 대한 커버레터를 보내게 되는데, 이 커버레터를 답신 편지, 또는 반박 편지(rebuttal letter)라고 합니다.
수정 원고를 제출할 때 답신 편지를 잘 쓰는 것은 무척 중요합니다. 답신 편지, 또는 반박 편지의 작성법에는 두 가지가 있습니다.
1. 커버레터를 쓰고, 검토자 의견에 대한 답변을 별도의 문서로 첨부하는 방식
2. 또는 반박 편지를 두 개의 항목으로 나누어서 첫 번째 파트는 저널 편집자에게 설명하는 내용으로, 두 번째 파트에는 검토자 의견에 대한 자세한 응답을 담아 작성하는 방식
편지의 첫 부분에는 원고 제목과 아이디를 쓰세요. 그리고 검토자가 귀중한 시간을 들여 유용한 의견을 준 것에 감사하는 단락을 짧게 쓰십시오. 검토에 들인 노력에 감사하고, 또 이를 통해 원고의 질 향상에 도움이 되었다고 언급하십시오. 첫 부분에서 이렇게 감사를 표현하면, 편지가 긍정적인 어조를 띠게 됩니다.
별도의 문서로 답변을 작성하는 경우에는 검토자 의견에 기반해 원고에 어떤 변화가 생겼는지 전체적으로 설명하는 단락을 넣으십시오. 또 검토 의견에 항목별로 응답하는 문서를 첨부한다고도 밝히십시오. 같은 편지 안에 자세한 응답도 함께 작성하는 경우, 두 번째 항목에서 응답하겠다고 밝히십시오.
검토자 의견을 다루는 건 상당히 어려운 일인데, 특히 의견이 길고 많은 경우에 그렇습니다. 다음은 검토자 의견에 답변을 작성할 때 기억해야 할 사항들입니다.
1. 편집자와 검토자가 제시한 모든 문제점을 다루어야 합니다
의견을 전부 복사해서 답신 편지에 붙여넣은 뒤, 각 항목 아래에 명확하고 간결하게 답변을 작성하십시오. 검토자와 편집자가 제시한 문제점 중 단 하나라도 답변을 건너뛰어서는 안 됩니다. 지적 받은 문제점 중 동의할 수 없는 점이나 권장한 대로 수정하지 않은 점이 있더라도, 이 문제점들을 언급하고 왜 이런 결정을 내리게 되었는지 이유를 쓰십시오.
2. 답변은 항목별로 작성해야 합니다
검토자가 제시한 문제점에 번호를 붙인 뒤 순서대로 답변하십시오. 원고에서 이에 해당되는 수정 사항에 하이라이트 표시를 하거나, 원본과 수정본의 줄 번호를 쓰십시오. 검토자 의견이 답변과 구분되도록 볼드체로 표시해도 좋습니다. 이렇게 하면 편집자와 검토자가 여러분의 수정 내역을 알아보기 쉽습니다.
3. 검토자 의견을 분류해야 합니다
의견이 너무 많다면 몇 가지 카테고리로 분류하는 것이 좋습니다. 예를 들면, 방법론을 지적하는 사항들을 하나의 카테고리에 넣고, 언어 사용에 대한 지적들을 다른 카테고리에 넣는 식입니다. 의견을 분류하게 된다면 “답변에서 통합적인 접근이 가능하도록 검토자 의견을 몇 가지 카테고리로 분류했습니다” 등의 문장을 덧붙이는 것이 좋습니다.
4. 검토 의견이 단락 형식으로 되어 있다면, 이를 몇 가지 포인트로 나누십시오
검토 의견이 하나의 긴 단락으로 되어 있다면, 중요한 포인트 별로 나누어서 각각 답변하십시오. 특정한 의견의 의미를 잘 파악하기 힘들 때는, 답변을 시작하면서 이 질문을 어떤 방식으로 이해했는지를 설명하십시오.
5. 검토자가 잘못 이해한 부분이 있을 시에는 공손한 어조로 설명하십시오
검토자는 이 분야에서 폭넓은 지식을 가진 전문가입니다. 그러므로 검토자가 잘못 이해한 듯한 부분이 있다면, 이는 저자의 설명이 명확하지 않기 때문일 가능성이 높습니다. 이런 경우, 검토자의 오해를 공손히 지적하며 필요한 사항을 밝히십시오. 예를 들어서 이렇게 쓰면 좋습니다. “원고에서 이 부분이 명확하지 않았던 것 같습니다. …라는 점을 미처 설명하지 못했습니다. 이 부분을 수정하였습니다.”
6. 지적받은 점을 고치지 않았을 시에는 이유를 밝히십시오
검토자가 지적한 사항 중에 수정할 수 없는 부분이 있다면, 그 이유를 설명하십시오. 예를 들면 검토자가 추가적인 데이터를 제공하거나 추가 실험을 수행하기를 요청했는데, 그것이 불필요하게 느껴지는 경우입니다. 이때 연구비 부족이나 시간 부족 등의 개인적인 이유를 들지 않는 것이 좋습니다. 부정적인 태도를 보여서는 안 됩니다. 답변은 예의바르게 하십시오.
먼저, 검토자의 깊이 있는 분석과 도움이 되는 의견에 감사를 표하십시오. 그 다음에는 검토자의 의견에 전적으로 동의할 수 없는 이유를 밝히십시오. 답변은 명확하고 논리적이어야 하며, 근거를 들어 뒷받침해야 합니다.
7. 새로운 데이터나 도식을 넣을 때는 원고의 어느 부분에 들어가는지 언급하십시오
새로운 데이터, 표, 도식 등을 넣을 때는 이러한 정보를 어디에 넣었는지, 페이지 번호나 도식의 번호 등을 밝히십시오. 필요한 경우, 검토자와 편집자가 따로 자료를 찾지 않아도 될 수 있도록 부가적인 자료를 첨부하십시오.
8. 전체적으로 공손하고 예의바른 어조를 유지하십시오
검토자가 여러분의 원고를 평가하기 위해 많은 시간과 노력을 들였다는 사실을 잊어서는 안 됩니다. 몇 가지 의견이 부정적으로 보일지라도 이를 감정적으로 받아들이지 마십시오. 검토자들은 여러분의 작업을 평가하는 것이지 여러분 자체를 평가하는 것이 아니며, 이들의 노력은 여러분의 작업에 아주 소중한 도움이 됩니다.
어떤 의견들이 마음에 들지 않거나 불합리하다고 생각하더라도 공손하고 예의바른 어조를 유지하십시오. 때로 일부 검토자가 반대 의견을 가질 수도 있습니다. 그러나 모든 검토자가 여러분의 답신 편지를 읽을 것이기에, 똑같이 예의바른 태도로 임하는 것이 좋습니다. 커버레터에 사용하는 어조는 무척 중요합니다.
9. 편지의 끝맺음 또한 적절해야 합니다
편지의 끝맺음은 신중하게 하십시오. 예를 들어서, “모든 수정이 끝났으므로, 더 이상의 수정 없이 원고가 승인되기를 바랍니다.” 같은 표현은 다소 오만하게 들릴 수 있습니다. 단순하지만 예의바른 표현 방식은 “투고에 관련된 답변을 기다리겠습니다. 질문과 의견이 있다면 언제든지 알려 주십시오.” 정도가 될 수 있습니다. 이런 끝맺음은 공식적이면서도 예의바르고, 필요한 경우 추가 수정을 할 수도 있다는 의지를 보여줍니다.
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