연구 자금을 확보하는 것은 상당히 어려운 일이며, 연구비를 확보한 이후에는 어떻게 사용하느냐가 또 하나의 도전 과제가 될 수 있습니다. 이 글에서는 연구 지원금을 어떻게 책임성 있게, 그리고 효율적으로 사용하는지에 대한 이해를 돕기 위한 다섯 가지 팁을 소개합니다.
연구제안서가 통과된 후, 연구자가 직면하게 되는 가장 큰 도전과제 중 하나는 연구자금을 효과적으로 관리하는 일입니다. 이는 정확한 의사결정과 관리 능력을 요구하는 상당한 수준의 책임을 의미합니다. 이미 과거에 연구비 운용과 관련된 경험이 많더라도 여전히 벅찬 일로 느껴지기도 합니다. 따라서, 이러한 연구 자금을 잘 관리하는데 도움이 되는 팁을 다음과 같이 소개합니다.
1. 연구비 사용 규정/가이드라인 숙지
모든 연구기관에는 연구비 사용에 대한 가이드라인이 있으며, 민간기관, 공공기관, 병원, 비영리기관 등 기관의 법적 지위에 따라 상당히 다양합니다. 가이드라인을 철저하게 숙지하기 위해 관련 행정담당자에게 문의하는 것이 좋습니다.
만일 외국에서 연구비를 지원받은 것이라면, 연구비 처리와 관련하여 해당 국가의 세부 규정이 있는지 확인해야 합니다. 여러 기관의 협력 연구 자금의 경우라면, 연구기관과 연구비 지원기관 등 관련된 모든 기관의 가이드라인을 확인하고, 기관 간의 차이가 있다면 적시에 해결해야 합니다.
2. 검토 및 문서 절차 숙지
다수의 연구비 지원 기관들은 연구 자금이 효과적으로 사용되고 있는지 확인하기 위해, 지원 대상을 정기적으로 점검합니다. 이러한 정기 점검에는 현장 방문, 추진 현황 보고서, 감사 보고서 등이 포함됩니다. 절차와 관련된 문서를 정리하는 것은 지루한 업무 중 하나이지만, 연구 자금이 효과적으로 관리되기 위해 반드시 필요한 과정입니다.
또한, 다수의 지원 기관들은 프로젝트 수행을 위한 자금을 이체하기 전에 진행 보고서를 제출하는 것을 의무화하고 있습니다. 이러한 보고서를 잘 계획하여 작성한다면, 연구비 조달 지연 등과 같은 문제를 예방할 수 있습니다. 연구 책임자(PI)에게는 일반적으로 프로젝트 종료 시, 완료 보고서를 제출할 것을 요구하기도 합니다. 이러한 보고서는 지원 기관이 연구 기금을 적절하게 사용하도록 확인할 수 있을 뿐만 아니라, 연구자들에게는 미래의 연구 자금을 확보하기 위한 프로필을 구축하는 데에 도움이 되는 중요한 문서입니다.
일반적으로 완료 보고서는 두 부분으로 구성되는데, 첫번째 파트는 보통 프로젝트의 성과에 대한 과학적 기술로, 문헌 검토, 데이터 및 방법론, 결과, 결론을 포함합니다. 이는 연구 출판물의 구조 및 내용과 유사하므로, 프로젝트 전 기간에 걸쳐서 주기적으로 작성하고 업데이트하는 것이 좋습니다. 이는 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라, 마지막에 몰아서 보고서를 작성할 때의 스트레스와 업무 과부하로 인한 오류를 예방할 수 있습니다. 완료 보고서의 두번째 파트는 세부적인 예산 집행 보고입니다. 재무 보고서의 형식과 구조를 관련 담당자로부터 확인하고, 필요한 경우 내부 감사인에게 문의하여 보고서가 중요한 지침들을 모두 준수하고 있는지 확인해야 합니다.
3. 프로젝트 기간 동안 자금을 효율적으로 할당
연구비는 일반적으로 물리적 자원, 인적 자원, 재정적 지원의 세 가지 지출 구성 내역으로 나뉩니다. 물리적 자원에 배정된 예산은 특정한 기술 및 기계 등 필요한 인프라를 추가하거나 변경하는 것에 국한하여 사용하는 것이 이상적입니다. 인적 자원에 배정된 예산은 프로젝트를 위해 근무하는 연구자들의 근무 시간 및 기술적 기여도를 고려한 보상에 사용해야 합니다.
또한, 일부 연구 기금 지원 기관은 재정 지원을 위해 특정 자금을 자유롭게 할당할 수 있습니다. 여기에는 위에서 언급한 물리적, 인적 자원 내역에 해당하지 않는, 특정 사업 내용과 관련된 교육 목적의 방문이나 컨퍼런스 참여를 위한 출장 비용 등이 해당될 수 있습니다. 세부 사항은 지원 기관이나 연구 기관에 따라 다양할 수 있지만, 연구비 조달 신청에 용이하도록 유사한 템플릿을 활용할 수 있습니다.
4. 연구비 남용 방지
앞서 언급하였듯이, 연구자들은 프로젝트가 완료된 후, 자금이 어떻게 활용되었는지에 대한 자세한 보고서를 제출해야 하는 경우가 많습니다. 이때, 시간 부족이나 관련 정보 부족으로 어려움을 겪을 수 있으며, 이는 심각한 계산 착오로 이어질 수도 있습니다. 때로는 사소한 것처럼 보이는 행동이 심각한 재정적 위반을 초래할 수 있는데, 필요 이상으로 연구기간을 연장하면서 연구비를 사용한 경우가 한 예입니다. 의도하지 않더라도 이러한 연구비 오남용은 연구비 지원 기관 사이에서 연구자의 명성에 심각한 해를 입힐 수 있습니다.
장기간에 걸쳐 지원되는 프로젝트의 경우, 일부 연구비 지원기관들은 이전 연도에 사용하지 않은 예산을 차년도로 자동으로 넘기는 것을 허락하지 않기도 합니다. 이러한 잔여 예산을 적절한 승인절차 없이 사용한다면 심각한 결과를 초래할 수 있습니다. 따라서, 적시에 연구비 지원 기관과 이에 대한 협의해야 하며, 필요 시 잔여 예산의 차년도 이월을 공식적으로 요청해야 합니다. 모든 금전적 거래는 용도를 밝혀야 하며, 향후 연구와 관련이 없는 미사용 자금은 지원 기관에 적절하게 반환되었는지 확인해야 합니다.
5. 예산 재배정 시 명확히 공유
연구 작업은 예측 불가능한 결과를 매일 처리하는 것을 포함합니다. 따라서, 때로는 연구비 지원기관에 제안했던 것과는 다르게 프로젝트를 추진해야 할 때도 있습니다. 이는 곧 예산 또한 다르게 집행될 수 있다는 것을 의미합니다. 연구자의 관점에서는 해당 사유가 전적으로 논리적이고 실용적으로 보이더라도, 연구비 지원 기관 입장에서는 수정된 제안서를 승인하기까지 시간이 소요될 수 있습니다. 따라서, 프로젝트 추진 현황에 대해서 연구비 지원 기관과 정기적으로 소통하여 예산 재배정에 대한 기관의 견해와 관점을 미리 파악해야 합니다. 그렇게 한다면, 불필요한 문제를 사전에 방지하고, 적절히 자금을 지출하는 데에 도움이 될 것입니다.
참고 자료
1. Neema, S. & Chandrashekar, L. Research Funding—Why, When, and How? Indian Dermatol. Online J. 12, 134–138 (2021).
2. NIH Public Access Policy Page | Office of Research Infrastructure Programs (ORIP) – DPCPSI – NIH. https://orip.nih.gov/funding/nih-public-access-policy-page.
3. Research - Four Principles Governing the Appropriate Use of Grant Funds. https://ustpaul.ca/en/research-four-principles-governing-the-appropriate-use-of-grant-funds-_7498_1225.htm.
