영문 국제 저널과의 소통은 연구자에게 골치가 아픈 작업일 수 있습니다. 영어 논문을 투고하는 과정에서 수많은 질문에 봉착할 수 있기 때문입니다. 저널에 이메일을 쓸 때는 얼마나 길게 써야 할까? 어떻게 해야 저널에 빠른 응답을 받을 수 있을까? 독촉하는 메일을 보내면 저널의 편집자가 기분 나빠 할까? 등과 같은 것들 말입니다. 다음은 여러분이 투고하고자 하는 논문에 대해 영문 저널과 소통할 때에 염두에 두어야 할 몇 가지 팁입니다.
1. 올바른 채널 사용
몇몇 저널은 웹사이트를 통해 이메일 주소를 제공하기도 하고, 또 다른 저널은 자체의 원고제출시스템에 구축된 방식을 통해 저자와 소통할 수 있도록 합니다. 그러므로 저널과 소통할 수 있는 올바른 채널을 찾기 위해 5~6분을 할애하는 시간은 절때 아까운 시간이 아닙니다. 이를 통해 여러분이 안심할 수 있는 경로를 통해 저널과 소통하고, 나아가 적합한 인물에 여러분의 메세지가 닿을 수 있기 때문입니다.
2. 매번 모든 관련 정보 첨부하기
이메일을 통해 의사소통하는 경우, 각 이메일에 관련 정보를 모두 담아내는 게 좋습니다. 이러한 배려는 발신자가 (예를 들어, 원고 ID를 찾기 위해) 커서를 아래로 스크롤하는 수고를 덜어 줍니다. 또한 "지연문의"와 같은 추상적 제목보다는 "Status of Manuscript ABCD1234 (ABCD1234 원고 현황)"과 같이 구체적으로 작성하는 것이 좋습니다.
3. 이메일 문체: 정중하지만 간결하게
“I expect a response immediately (즉각적인 답변을 기대합니다)”라거나 “Why is my paper still awaiting the editor’s decision even after 3 months (제 논문이 왜 3개월이 지나도록 에디터의 결정을 기다리고 있어야 되는가요)”와 같은 말은 잘 받아들여지지 않을 것입니다. 조금 더 정중한 문체를 사용해보시기 바랍니다. 예를 들어 " I look forward to hearing from you soon (회신을 기다리겠습니다)" 또는 "I would like to ascertain the current status of my paper (논문의 현재 상태를 확인하고 싶습니다)"등 과 같이 말이죠.
또한 내용의 간결성도 중요합니다. 여러분이 저널 편집팀의 시간을 소중하게 생각한다는 것을 보여줄 수 있기 때문입니다. 요청하지 않은 긴 호흡의 메일은 일반적으로 저널이 반기는 이메일이 아닙니다.
4. 내용 교정
일반적으로 저자의 영어 의사소통 능력이 좋지 않다는 이유로 저널이 해당 원고를 거부하는 것은 아니지만, 오타 및 기타 기본적인 실수들로 인해 여러분을 한 명의 저자로 받아들이는 데 부정적 인상을 줄 수 있습니다. 자신이 쓴 이메일에 대한 교정 작업은 필수 단계이며, 잘 쓰여지고 명료한 의사소통은 저자에 대한 좋은 인상을 남깁니다.
5. 전문적 형식 사용
저널에 보내는 이메일을 공식적인 비즈니스 커뮤니케이션으로 다루어야 합니다. 전문적으로 보이는 폰트를 사용하고, 비즈니스 이메일의 통상적 표준 지침을 차용하여 긴 단락은 짧은 단락으로 나누고, 공식적인 서명으로 끝나는 것이 좋습니다.
6. 응답할 시간을 기다려주는 여유
저널 담당자와 피어 리뷰어 대부분은 매우 바쁜 일정을 소화하고, 넘쳐나는 수의 투고문들을 검토해야 합니다. 이들과 소통할 때에는 발신과 회신에 소요되는 시간을 현실적으로 예측하는 것이 좋습니다. 24시간 안에 회신을 받는 것은 쉽지 않습니다. 후속 이메일은 적어도 첫 이메일 발신 후 약 일주일 정도는 기다린 후에 보내는 것이 권장합니다.
7. 저널의 의견을 최대한 받아들이기
논문에 대해 저널이 의견을 제공하는 경우, 비록 의견이 다소 피상적이거나 부정적이라 할 지라도, 제공된 의견에 대해 저널에 감사를 표하는 것이 좋습니다. “Thank you for your time and consideration (시간을 내어 배려해 주셔서 감사합니다)”와 같은 한 문장이면 충분합니다.
[이메일 예문]
저널과 전문적이고 원활한 소통이 될 수 있도록 저자가 일반적으로 저널과 소통해야 하는 몇 가지 상황에 대한 예시들을 소개합니다.
1) 투고 후 회신을 받지 못한 경우
Dear [Editor’s Name],
I submitted a manuscript titled [insert manuscript title] with ID [ID number] to your journal on [Date], and the status has remained "Editor assigned" since then. Since it has been [X] months since my submission, I would like to confirm whether this is due to a technical error and whether the manuscript has been sent for peer review.
Sincerely,
[Your Name and Signature Line]
2) 원고 상태가 피어 리뷰에서 정체되어 있는 경우
Dear [Editor’s Name and Salutation],
My manuscript [ID number] underwent one round of peer review and was revised and resubmitted on [Date]. Since then, its status has not changed in the system. Please let me know when I can expect subsequent comments from the peer reviewers.
Thank you for your consideration.
Sincerely,
[Your Name and Signature Line]
3) 원고를 철회하고자 할 때
Dear [Editor’s Name],
I had submitted my manuscript titled XXXX [Title of paper] with the manuscript ID XXXX on [Add date of submission]. I would like to withdraw my manuscript from further consideration by your journal. My reason for requesting withdrawal is that [Provide a clear rationale. Remember that requesting a withdrawal in late stages of manuscript processing, e.g., after acceptance, may be seen as unacceptable or unethical unless you have a compelling reason.].
Could you please send me a withdrawal confirmation notice once the process is complete?
Thank you for your time.
Sincerely,
[Your name and signature line]
궁극적으로 저널과의 커뮤니케이션은 다른 유형의 비즈니스 커뮤니케이션과 크게 다르지 않으며, 모두 연구자의 작업에 필수적 요소입니다. 이메일 작성 및 일반적인 의사소통기술을 연마하면 논문 출판 과정을 탐색하는 데에도 도움이 됩니다.
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