연구 프로젝트 펀딩에 성공적으로 지원하고 지원금을 받게 되었다면, 이제 프로젝트 관리를 시작할 시간입니다! 하지만 연구 프로젝트를 처음 관리하신다면, 당면하게 될 문제들에 준비가 되어 있지 않을 수 있습니다. 프로젝트를 시작하는 것은 여러 측면을 고려해야 하는 일입니다. 이 기사에서는 성공적인 연구 프로젝트 로드맵을 만들 수 있는 5가지 유용한 팁을 드립니다.
업무 공유 위치 설정하기
여러분이 개인 연구실에서 일하든, 다학제적 프로젝트를 이끌고 있든 간에 팀의 결속을 위해서는 중심적인 장소가 필수적입니다. 정보 공유를 위한 중심 공간은 연구실 벽의 게시판이 될 수도 있고, 프로젝트를 수행하는 팀원들만 접근할 수 있는 공유 네트워크 드라이브일 수도 있습니다. 이 공간은 팀원들에게 정보를 업데이트하고, 프로젝트 지식을 관리하는 기본 공간이 될 것입니다. 이 공간은 또한 프로젝트 목표 달성을 위해 협력하는 방법에 대한 합의를 작성한 내부 규약도 가지고 있어야 합니다. 이 규약은 팀의 미션, 비전 그리고 목표를 요약하고 있어야 하며, 팀 내의 의사소통 방식, 그룹 계획, 개인과 팀으로서의 기대 충족, 보고 구조 및 마감 방식 등에 대한 기본 규칙을 포함하고 있는 거이 좋습니다.
프로젝트 관리 계획 수립하기
아마 여러분이 작성하신 연구비 지원서에는 프로젝트 계획을 포함하고 있었을 것입니다. 그러나 최초의 프로젝트 계획은 더 이상 유효하지 않을 수도 있습니다. 예를 들면, 사용 가능한 자원이 변경되었거나, 주요 인력이 다른 프로젝트로 이동했다거나 연구 분야 내에서 어떤 변화가 있을 수도 있습니다. 이러한 변경은 원래 계획에서 변화를 요할 수 있습니다. 제출한 프로젝트 계획을 검토하고, 변화한 상황에 따라 자원과 가정을 수정해야 합니다. 프로젝트 계획은 여러분이 무엇을 할 것인지를 정하는 것입니다. 팀과 함께 할 다음 단계는 이 계획을 어떻게 수행할지를 계획하는 것입니다. 완료해야 할 과제와 예상 시간, 완성에 요구되는 노력 등을 포함해야 하지요.
예산 관리 준비하기
언제 지원금을 지급 받는지 알고, 지출 계획을 만드는 것은 프로젝트 활동의 타임라인을 계획하는 데에 도움이 될 것입니다. 구입할 품목의 목록 및 구입 일정과 각각의 예상 가격을 작성하세요. 또, 계약을 맺어야 할 업체와 일정 계약금 예산도 작성하십시오. 지원금 지급 일정에 대한 만일의 상황도 염두에 두십시오. 특히, 지원금 지급이 중요한 연구 단계에 따라 수령하게 되는 경우는 특히 유의하세요. 프로젝트가 자금 부족으로 지연될 위험을 최소화하기 위해, 지출 일정과 함께 지급일을 반드시 잘 검토하시기 바랍니다.
위험 예측하기
프로젝트 관리를 설정할 때, 프로젝트 계획에서 요약한 각 주요 단계에서 어떤 어려움을 예상할 수 있는지 팀과 함께 결정하세요. 각 위기 상황을 피하고 완화할 수 있는 계획을 작성해 보세요. 리스트 계획 중 프로젝트 성공에 대해 설명하세요. 예를 들면, 만일 일정보터 앞서 계획을 달성한다면, 여러분의 계획에서 팀은 다음 단계로 넘어갈 준비가 되어 있나요? 외부 관계자들과 목록을 검토하여 다른 시각을 가질 수 있도록 하세요.
커뮤니케이션 계획 세우기
프로젝트에 대한 업데이트를 관계자들에게 얼마나 자주 업데이트할 것인지 결정하세요. 의사결정자와 프로젝트의 활동과 결과에 영향을 미치는 이해관계자들을 포함한 커뮤니케이션 계획에 집중하세요. 진행과 업데이트 보고 간격, 의사소통 형식 등을 결정하십시오. 프로젝트 성공에서의 장벽 혹은 촉진제, 프로젝트 실패 개요, 주목할 만한 성과 등 제공하는 정보의 균형을 유지하도록 유의하세요.
요약
연구 관리자로서, 여러부은 프로젝트 성공의 과정에서 도움을 주게 됩니다. 체계화된 프로젝트 관리는 효율적인 문제 해결과 빠른 의사 결정을 용이하게 합니다. 활동을 계획과 자원을 관리하는 것으로 프로젝트를 시작하고, 관련 관계자들과 효율적으로 의사소통할 계획을 세우세요.
