코로나19 팬데믹은 우리의 삶 면면에 많은 영향을 미쳤습니다. 일상 뿐 아니라 업무의 많은 부분이 원격작업 또는 재택근무 등 비대면으로 전환되었지요. 학술계에서는 연례행사로 개최되었던 크고 작은 학술 세미나와 컨퍼런스가 취소되거나 온라인으로 전환되었습니다. 전환 초기에는 다소 어수선하게 준비되고 진행되었던 온라인 행사들이, 그간 짧게나마 쌓인 운영 노하우들을 토대로 이제는 좀 더 자리를 잡아가는 모습입니다. 참석자들도 스크린을 통해 연사의 발표를 듣고, 채팅을 통해 질의응답을 하는 게 더 이상 낯설지만은 않습니다. 시간과 장소의 구애 없이 각기 다른 대륙에서 참석하는 연사들의 발표를 듣기도 하고, 세미나별 운영지침에 따라 다를 수 있지만 추후 녹화본을 볼 수도 있다는 점이 참 매력적입니다. 다만, 발표자와 참석자가 대면하지 못하다 보니 현장감이 떨어져 집중력이 흐트러지기도 합니다. 또한 오프라인 행사의 가장 큰 장점이라 할 수 있는 ‘네트워킹’적 요소를 온라인 상에서 완전히 구현하는 것도 아직까지는 쉽지 않은 것 같습니다.
온라인 컨퍼런스는 여전히 장단점을 보완해 나가는 개발단계이지만 이미 학술 및 산업 전분야에 빠르게 확산되고 있습니다. 그리고 이 트랜드는 팬데믹 이후에도 지속될 것으로 보입니다. 기존 오프라인 행사와 차별화되는 장점이 분명히 있기 때문이지요. 오프라인으로 행사를 개최할 수 있는 일상이 돌아온다 하더라도, 많은 세미나 및 컨퍼런스들이 온라인, 혹은 온라인과 오프라인 요소를 적절히 반영한 하이브리드 형태로 개최될 것입니다. 네이처 (Nature)지가 485명의 온라인 컨퍼런스에 참석한 적 있는 연구자들을 대상으로 실시한 설문에 따르면 응답자의 85%가 온라인 형태의 컨퍼런스 참석은 긍정적인 경험이었으며 향후에도 참석할 의향이 있다고 밝히기도 했습니다.
그렇다면 이처럼 대세 트랜드로 자리잡고 있는 온라인 학술 컨퍼런스를 효과적으로 활용하려면 어떻게 해야 할까요?
1. 기본은 바로 꼼꼼한 준비성을 갖추는 것입니다. 이는 발표자와 참석자 모두에게 적용됩니다. 온라인 컨퍼런스별 사용하는 플랫폼이 다를 수 있습니다. 플랫폼 실행, 로그인, 마이크 및 카메라의 작동방법 등 기본요소를 사전에 숙지하여 기술적 문제의 발생 가능성을 최소화하고, 원활한 컨퍼런스가 될 수 있도록 합니다.
2. 창의력을 십분 발휘합니다. 비대면 커뮤니케이션이 더이상 낯설지는 않다고 하지만, 오프라인으로 컨퍼런스를 진행할 때만큼 참가자들의 참여도를 이끌어 내기는 쉽지 않습니다. 발표자는 참가자들의 집중력을 높이고 상호작용할 수 있는 요소 (예: 질문, 이미지 자료 등)를 고안하여 슬라이드 곳곳에 포함시키고, 참가자들은 플랫폼의 각종 기능 (예: 채팅, 이모티콘, 박수기능과 같은 비언어적 요소 등)을 최대한 활용하여 연사에게 질문을 하고 다른 참가자들과 적극적으로 교류해야 합니다.
3. 플랫폼에서 제공되는 기능에 따라 일대일 채팅이나 메일 등을 통해 관심 분야의 발표자, 참가자에게 연락을 하고 향후에도 대화가 지속되도록 합니다. 온라인 컨퍼런스의 ‘네트워킹’적 역할이 아직 약하다는 점도 인지하고 있어야 합니다. 특히 경력 초기의 신진 연구자들에게 있어 네트워크는 연구협력, 이직 기회 등에 대한 정보와 더불어 때로는 일과 삶의 균형, 해외생활에 대한 팁까지도 구할 수 있는 중요한 요소입니다. 연구자들에게 소속감과 안정감을 주는 네트워크를 오프라인이 아닌 온라인 상에서 형성하고 확대하려면 아무래도 각 개인들의 보다 적극적이고 자발적인 노력이 수반되어야 합니다. 마치 활기찬 오프라인 현장에서 다양한 사람들과 만날 때처럼 말입니다.
온라인 발표자료를 준비할 때에는 어떤 점을 유념해야 할까요?
4. 발표자료나 포스터를 적절히 시각화하여 참가자들의 주의와 흥미를 이끌어내는 것은 매우 중요합니다. 사람들은 온라인 상에서 2차원적 화면을 바라보며 소통하기 때문에 다른 때보다도 시각적 요소에 더욱 집중하게 됩니다.
발표자는 참석자들이 노트북, 태블릿 등 각기 다른 화면으로 발표를 지켜본다는 것을 염두에 두어, 슬라이드 내 텍스트 크기가 너무 작거나 그 분량이 과하지 않도록 주의해야 합니다. 참가자들과 상호작용할 수 있는 질문을 준비하고, 흥미로운 이미지나 동영상을 적재적소에 넣어 발표자료를 구성하는 것도 중요합니다. 포스터를 제작할 때는 연구의 모든 세부내용을 담으려 하지 말고 간결성에 초점을 맞추어야 합니다. 섹션을 나누어 요약하고, 문제의 핵심들을 다룹니다. 포스터만 보고도 3~5분 이내에 전반적인 연구내용을 가늠할 수 있도록 해야 합니다. 온라인 환경이라는 것을 고려하여 짧은 동영상 형태로 연구내용을 소개하는 것도 한 방법입니다.
연구자료를 시각화 하는 데 어려움을 겪는다면 에디티지의 가상회의 솔루션 서비스인 회의 발표 PPT 팩을 활용하는 것도 좋습니다. 서비스를 의뢰하면 전문 학술 커뮤니케이터, 시각화 전문가 및 일러스트레이터로 구성된 고도로 숙련된 팀이 의뢰인이 원하는 방향으로 프레젠테이션, 인포그래픽, 포스터 등의 자료를 제작합니다. 이는 온라인 컨퍼런스에서 더욱 영향력 있게 소통하고 네트워크를 형성하는 데 중요한 역할을 할 것입니다. 또한 제작된 자료를 소셜미디어 및 관련 웹페이지에 업로드하고 적절한 해시태그, 설명 콘텐츠, QR코드를 더하여 홍보함으로써 의뢰인의 연구내용이 보다 넓은 연구 커뮤니티에 노출될 수 있도록 합니다. 관심이 있으시다면 여기에서 에디티지의 ‘회의 발표 PPT팩’에 대해 더 자세한 내용을 확인하세요.
