[이 글은 Wolters-Kluwer의 저자 뉴스레터 Author Resource Review에 게재된 글을 허가를 받아 재수록한 것입니다.]
저자와의 교신은 에디터의 일상 업무 중 중요한 활동입니다. 정보와 아이디어의 교환은 투고 이전 단계에서 게재 승인 논문의 제작과 출판에 이르는 출판 과정을 더욱 순조롭게 만들 수 있습니다. 에디터와의 교신은 불확실한 부분을 해소하고 게재 검토 중이거나 게재가 승인된 논문 또는 저작에 대한 필수 정보를 제공할 기회를 만들어 줍니다. 이 글에서는 논문을 출판하고자 할 때 에디터와 효율적이고 명확한 대화를 나누기 위한 다양한 유형의 교신 내용을 살펴보겠습니다.
문의
자신의 논문을 출판할 올바른 저널을 찾는 일은 성공적이고 효율적인 출판 경험을 위한 중요한 첫 단계입니다. 관심 있는 저널의 에디터에게 문의를 보내 이 같은 과제를 좀 더 수월히 해결할 수 있습니다. 문의를 통해 에디터는 제안된 논문의 주제나 논문 유형이 저널과 잘 맞지 않을 경우 투고를 막을 수 있습니다. 만약 제안된 논문이 잘 맞는 것으로 판단되면 문의 과정은 논문을 발전시키는 메커니즘이 됩니다. 문의와 함께 보낸 초록을 바탕으로 에디터는 빠진 내용이나 투고 전 수정할 수 있는 한계점들(예를 들면 대안적 접근법을 사용한 데이터 재분석 등)에 대한 피드백을 제공할 수 있습니다. 문의 과정 중 저자는 원고 준비나 논문 투고, 피어 리뷰 방법, 게재 승인 논문의 출판 일정과 같은 실질적인 질문을 할 수 있습니다. 문의는 편집부에 잠재적 투고 논문을 알리고 편집부 직원이 피어 리뷰를 준비할 수 있도록 합니다. 이러한 이점에도 불구하고 모든 에디터가 문의를 받는 것은 아닙니다. 문의를 보내기 전 관심 있는 저널의 ‘Information for Authors’를 주의 깊게 읽어보고 문의에 대한 답변을 받을 수 있는지 알아봐야 합니다.
문의는 이메일이나 저널이 사용하는 편집 관리 소프트웨어를 이용하여 에디터에게 보냅니다. 문의에 앞서 우선 주제와 논문 유형으로 자기 논문의 성격을 정합니다. 그런 다음 가장 적합해 보이는 저널의 Information for Authors를 주의 깊게 읽어봅니다. 제목과 초록의 초안을 준비하고 이 저널이 왜 자신의 연구와 잘 맞는지 해당 정보를 전달할 수 있도록 생각해 보고 에디터를 위한 질문 목록을 만듭니다. 메시지는 간결하게 작성해야 합니다. 문의를 이메일로 전송하는 경우 메일 제목에 이 메시지가 문의라는 것이 드러나도록 하고 제안하는 논문의 내용도 일부 포함합니다. (예: Query: Pain Control RCT) 이러한 정보가 없는 문의 메일은 에디터의 메일함에서 쉽게 분실될 수 있습니다. (제목이 하나같이 모두 “Query”인 수십 개의 문의 메일을 추적하기는 쉽지 않습니다.) 문의는 대략 일주일 안에 답변이 와야 합니다. 해당 기간 내 답변을 받지 못했다면 원본 메시지를 다시 보내도 무방합니다.
커버레터
저널에 논문을 투고할 준비가 되면 원고 관리 시스템에 기록되는 논문의 필수 요소인 커버레터부터 시작합니다. 커버레터는 원고, 연구 또는 임상 문제, 그리고 법적/규제 기준 준수에 대한 필수 정보를 전달하는 비즈니스 레터입니다. 교신저자(corresponding author)는 논문 공저자들을 대표하여 커버레터를 작성합니다. 교신저자가 꼭 논문의 주저자(lead author)일 필요는 없습니다.
커버레터는 에디터가 논문 폴더에서 가장 먼저 읽는 문서입니다. 복잡하고 중요한 정보를 전달하기 위해서는 신중히 작성되고 체계적으로 구성되고 세심히 형식을 맞춘 편지가 필요합니다. 커버레터에는 다음 각 항목이 들어갑니다.
■ 무엇에 관한 논문인가 - 논문 제목을 제시하고 이 논문이 내용과 유형에서 이 저널의 사명과 어떻게 부합하는지 설명합니다. 문헌에 이미 있는 것에서 “이 논문이 새롭게 더한 것”은 무엇인지 그리고 그것이 중요하다고 생각하는 이유는 무엇인지 기술합니다.
■ 신규성(novelty) - 논문 내용이 다른 포럼에서 배포되었는지 기술합니다. 만약 그렇다면 세부 정보(학회 명칭, 날짜 등)를 제공합니다.
■ 중복(overlap) - 다른 출판물과 중복되는 부분이 있다면 그러한 사실을 알립니다. 논문이 조사 연구 결과를 보고하는 것이라면 동일한 프로젝트 데이터 세트나 그 일부(사례, 변수, 사건)를 사용한 출판 되었거나 출판 중이거나 현재 심사 중인 다른 모든 논문을 밝힙니다. 각 논문에 대한 완전한 인용 정보를 제공합니다. 일부 저널은 심사 중인 논문의 기밀 사본(confidential copy)을 에디터에게 제공하도록 요구하며 에디터가 기밀 사본을 요청하는 경우도 있습니다.
■ 저자권(authorship) - 모든 공저자가 저자권 기준을 충족하고 논문 최종본을 검토했으며 저자권 순서에 동의했다는 진술이 포함되어야 합니다. 각 공저자의 기여 사실을 간략히 밝힙니다. (저자명 기재란에 저자 순서를 변경하거나 저자를 추가하거나 삭제하려면 논문에 이름이 언급된 모든 저자의 승인이 필요하다는 점을 유의해야 합니다. 저자로 등재되어야 했는데 빠졌다면 저자권과 관련하여 에디터에게 연락해야 합니다.) 논문은 저자권 이슈가 조정되고 만족스럽게 문서화되어야 게재 또는 게재 확정될 수 있습니다.
■ 이해관계 충돌(conflicts of interest) - 모든 공저자는 독립적으로 저널 출판사가 개발한 방법을 이용하여 이해관계 충돌 관련 정보를 제공해야 합니다. 커버레터와 제목 페이지에도 이해관계 충돌에 관한 요약문이 포함되어야 합니다. 만약 이해관계 충돌이 없다면 “저자는 보고할 이해관계 충돌이 없습니다(The authors have no conflicts of interest to report)”라고 진술하면 충분합니다.
■ 저작권(copyright) - 제출한 논문에 저작권이 보호되는 정보(글, 표, 그림, 영상)가 포함되어 있다면 에디터에게 알립니다. 저작권 소유자를 밝히고 해당 자료의 재사용에 대한 서면 동의를 포함합니다. 대개 저작권관리센터(Copyright Clearance Center, www.copyright.com)를 통한 허가가 요청될 수 있습니다. 때에 따라 현재 저작권 소유자를 확인하고 연락하는 것이 어려울 수 있습니다. 이 경우 에디터에게 알리세요.
■ 연구 윤리(research ethics) - 제목 페이지나 논문 본문 중에는 물론 (저널 관행에 따라 다름) 커버레터에도 윤리위원회의 연구 감독과 계획서 승인이 포함된 연구 윤리 기준 및 절차 준수에 대한 서약이 포함되어야 합니다.
■ 임상시험 등록 - ICMJE(International Committee of Medical Journal Editors)는 표준 출판 관행으로 피어 리뷰를 받을 논문은 (첫 번째 대상자 모집 전에) 임상시험을 등록하도록 요구하고 있습니다. 논문이 임상시험 결과를 토대로 한 것이라면 등록 시스템(registry)과 등록 번호, 등록일 및 첫 번째 대상자 모집일을 제공해야 합니다. 더 자세한 정보는 ICMJE에서 확인할 수 있습니다. (www.icmje.org/recommendations/browse/publishing-and-editorial-issues/clinical-trial-registration.html)
■ 리뷰어 - 본인 판단에 어떠한 이유로 자신의 논문에 공정하고 편파적이지 않은 심사를 제공할 수 없을 것으로 보이는 잠재적 피어 리뷰어가 있다면 그 사람을 알리고 리뷰어로 초청되지 않도록 요청합니다. 이러한 결론에 이른 이유를 꼭 설명할 필요는 없습니다. 저널 정책상 리뷰어 추천이 허용된다면 전문성을 갖추고 본인과 이해관계(예: 최근 공동 연구자, 학문적 조언자)가 없는 사람의 이름을 제공합니다.
■ 연락처 정보 - 교신저자의 이메일 주소, 전화번호를 포함한 완전한 연락처 정보를 기재합니다. 예상되는 논문 심사 기간 중 연락을 받지 못하는 기간이 있다면 에디터에게 알립니다.
리뷰어 및 에디터 코멘트에 대한 답변
논문 수정 및 재투고를 요청받은 저자는 리뷰어 코멘트에 대한 답변 문서를 준비해야 합니다. 수정 원고에는 “반박 서한(rebuttal letter)”이나 리뷰어 코멘트와 수정 사항을 함께 나열한 표가 첨부됩니다. 형식과 관계없이 답변서에는 어떠한 수정이 이루어졌는지에 대한 설명이 있어야 합니다. 수정된 부분이 없다면 저자는 원본의 본문과 표, 그림, 논리 방향이 더 낫다고 생각하는 이유를 답변서에 설명해야 합니다. “큰 그림”의 항목과 세부 사항이 중요합니다.
이 문서에는 흔히 “Response to Reviewers”라는 제목이 붙지만, 이 문서는 에디터가 주의 깊게 읽어보며 수정 내용의 논리와 정확성을 (또는 수정하지 않은 이유를) 분석할 것입니다. 투고 원본에 대한 Response to Reviewers는 논문의 게재를 옹호할 기회입니다. 그런 의미에서 답변서는 설득력 있는 글쓰기의 예입니다. 투고 원본에 대해 받은 의견을 신중히 고려했음을 에디터에게 보여주세요. 답변서는 포괄적인 입장에서 작성해야 합니다. (하지만 맹종할 필요는 없습니다. 예를 들면 문법과 구두법 수정에 대한 모든 제안에 주목할 필요는 없습니다.) 내용의 정확성과 관련된 문제에는 증거를 제시하고 리뷰어가 오해한 부분이 있다면 그 부분을 설명합니다. 원문이 모호했을 수 있다는 점을 인정해도 괜찮습니다. 하지만 스스로 깎아내릴 필요는 없습니다. 단어를 신중히 선택하고 논리적으로 작성합니다. 수정본이 원본보다 개선되었으며 출판 가치가 충분하다는 것을 보여줘야 합니다.
전화
편집부와의 의사소통은 대개 서면으로 진행됩니다. 커버레터, 반박 서한 및 문서, 이의 제기(appeal)는 투고에서부터 출판과 그 이후의 과정에 이르기까지 원고 처리에 사용된 절차를 문서화하는 데 사용될 수 있습니다. 전화 통화는 자주 이용되지 않지만, 출판과 관련된 일부 상황, 특히 논의에서 효과를 얻을 수 있는 문제가 발생했을 때 유용할 수 있습니다. 비즈니스 통화를 준비할 때와 같이 에디터와의 전화 통화를 준비하세요. 시간이 절대적으로 중요하므로 미리 준비해야 합니다. 논의 주제를 파악하고 대화에 적극적으로 응하고 적극적으로 참여하세요. 자신의 목소리가 의사소통 수단이라는 사실을 기억하고 긍정적인 어조로 단어를 신중히 선택하여 이야기합니다.
나중에 대화의 세부 사항을 기억할 수 있도록 메모하세요. 전화 통화를 마칠 때는 논의된 문제에 대해 자신이 이해한 바와 일정과 마감 기한 등 동의한 후속 계획을 다시 한번 확인합니다.
에디터 결정에 이의 제기하기
에디터와 나누는 가장 어려운 의사소통은 아마도 원고의 게재 거절 결정에 대한 이의 제기일 것입니다. 게재 불가 결정을 전하는 메시지를 받는 것은 괴로운 일입니다. 저자로서 화가 나는 것은 당연하며 리뷰어 코멘트는 불만족스럽고 에디터의 결정은 이해가 안 될 것입니다. 그렇다고 단지 불만을 근거로 에디터 결정에 이의를 제기할 수는 없습니다. 이의 제기 메시지는 결코 감정에 휩싸여 준비해서는 안 됩니다. 그보다 우선 감정을 가라앉힐 시간이 필요합니다. 에디터 결정에 대한 이의 제기와 관련하여 저널 정책과 절차를 검토해보세요. 그런 다음 리뷰어 코멘트를 다시 찾아보고 결정 서한(decision letter)을 다시 읽어봅니다. 불공정하다고 판단되거나 부정확성에 입각한 리뷰 절차는 이의 제기의 근거가 될 수 있습니다. 이 경우 저널 절차에 따라 진행해야 합니다. 결정에 이의를 제기한다는 것과 그 이유를 설명하세요. 이의 제기 절차는 일반적으로 일정을 준수하여 진행해야 합니다.
에디터에게 보내는 편지
출판된 논문은 과학자들 간 의사소통의 매체입니다. 과거 사상과의 연결은 인용된 문헌에 반영되어 있습니다. 과학적 기록으로 남은 논문은 미래 과학자들과의 의사소통을 가능하게 합니다. 오늘날 논문의 출판과 그 논문의 발견(특히 과학 색인 서비스를 통한 발견)은 현시대 독자들과 의사소통하는 것을 가능하게 만들었습니다. 동시대의 독자는 에디터에게 편지를 보내 출판된 논문에 대한 대화를 촉진할 수 있습니다. 논문에 대한 편지를 받으면 에디터는 보통 논문 저자에게 본인의 연구에 대한 코멘트에 답변할 기회를 줍니다. 이러한 편지와 저자의 답변은 출판 및 색인될 수 있습니다.
편지는 짧고 간단명료해야 하며 코멘트 대상인 논문을 분명히 밝혀야 합니다. 대상이 되는 출판 저작에 대한 편지 작성자의 반응은 명확해야 하며(예: 보완, 비평, 새로운 아이디어 제기, 응용에 대한 아이디어 제안 등) 논리적 주장 내에서 의견을 입증하는 증거를 제시해야 합니다. 편지 준비와 제출 방법은 Information for Authors를 참조합니다.
끝맺는 말
저널 에디터와의 교신은 출판 과정에서 중요한 요소입니다. 격식 있고 예의 바르고 정중하고 명확하고 잘 구성된 메시지와 편지는 출판 과정을 원활히 하는 의사소통을 향상합니다. 필요한 교신은 철저하고 주의 깊게 준비해야 하며 질문이 있을 때는 에디터와의 교신 기회를 이용해야 합니다.
